Notaire Nathalie BOZET, OUPEYE

 

Notaire Nathalie BOZET

OUPEYE

L'enregistrement du contrat de bail

Un contrat de bail doit être enregistré. Il s'agit d'une formalité obligatoire qui est imposée par un code fiscal, le code des droits d'enregistrement. Toute modification ou tout avenant au contrat de bail doit également être enregistré.

Le contrat devra comprendre au moins le nom et l'adresse des parties, le montant du loyer, la date à laquelle la location prend cours ainsi que la description du bien loué avec, de préférence (mais ce n'est pas obligatoire) la matrice cadastrale et le numéro de parcelle. N'oubliez pas que l'état des lieux détaillé de l'immeuble loué doit également obligatoirement être enregistré !

 

Comment faire enregistrer son bail ?

  • Au bureau d'enregistrement : rendez-vous au bureau d'enregistrement du lieu où se trouve le bien loué, avec trois exemplaires du contrat de bail. Le receveur vous remettra votre exemplaire enregistré, muni du cachet de l'administration qui attestera de la date de l'enregistrement.
  • Par courrier : envoyez les trois exemplaires par courrier postal, par fax, ou même par courrier électronique au bureau d'enregistrement compétent. L'administration vous retournera un exemplaire enregistré, accompagné du rapport d'enregistrement.
  • Par internet : via le site MyRent du SPF Finances en cliquant ici. Le document sera alors disponible sous MyMinfin dès qu'il aura été enregistré. 

Tous les baux, y compris les baux commerciaux, peuvent désormais être enregistrés en ligne : n'hésitez pas à utiliser ce moyen simple et rapide !

 

Où faire enregistrer le bail ?

Le bail doit être enregistré au bureau de l'enregistrement compétent. Ce bureau n'est pas le même que celui des contributions directes, celui de la T.V.A., ou celui de l'administration communale. Pour connaître le lieu où se trouvent les bureaux de la recette de l'enregistrement, il est toujours possible de se renseigner auprès de n'importe quel notaire.

Il vous est également loisible de consulter l'annuaire des administations fiscales en cliquant dans le titre "compétences" de la colonne de gauche, ensuite, dans la rubrique ACED de l'administration de l'enregistrement, et enfin, dans la rubrique "Enregistrement des baux d'immeubles" et en insérant le code postal de la commune de l'immeuble loué, et les informations s'afficheront. Vous pouvez également former le numéro de téléphone 02.572.57.57 du service public fédéral des finances.

Quand doit-on faire enregistrer le bail ?

Le bailleur et le preneur doivent faire enregistrer le bail endéans les quatre mois de sa signature.

Qui doit faire enregistrer le bail ?

L'obligation d'enregistrement repose tant sur le bailleur que sur le preneur. Il suffit qu'une des deux parties procède à l'enregistrement.

 

Combien coûte l'enregistrement ?

Lorsqu'il s'agit d'un bail de résidence principale (exclusivement affecté au logement familial), l'enregistrement est gratuit. 

L'enregistrement d'un contrat de bail non affecté à la résidence principale (exemple: un commerce) est, quant à lui, soumis à des droits d'enregistrement.

En principe, un droit d'enregistrement de 0,2% est dû sur le montant total des loyers pour toute la durée du bail ainsi que sur les charges imposées au locataire. Le paiement de ces droits d'enregistrement incombe tant au bailleur qu'au preneur.

En cas d'enregistrement tardif, une amende sera due (à nouveau, tant par le bailleur que par le preneur).

Les parties peuvent avoir décidé de conclure un contrat de bail "mixte", c'est-à-dire que l'immeuble peut être loué en partie à titre d'habitation et en partie à d'autres fins (tel que bureau par exemple). Dans ce cas, le contrat est également soumis à des droits d'enregistrement tant pour la partie "habitation" que pour la partie louée à d'autres fins.

 

Quel est l'effet de l'enregistrement du bail ?

Entre le propriétaire et le locataire, un contrat de bail est toujours valable, qu'il soit enregistré ou non. Mais, vis-à-vis des autres personnes (les tiers), un bail enregistré aura plus de valeur : il aura une date certaine, et il sera opposable à tous.

La date certaine signifie que personne ne pourra contester que le contrat existait à ce moment. Un acte notarié a toujours une date certaine. L'enregistrement du bail lui conférera une date certaine. Par contre, un bail verbal n'aura jamais de date certaine.

Le bail est opposable à tous: cela signifie que les autres personnes intéressées ne peuvent plus prétendre qu'elles ne sont pas au courant de l'existence du bail, et devront le respecter: cela peut jouer notamment pour l'acquéreur d'un immeuble.

Et, si le bail n'est pas enregistré ....

En cas de non-enregistrement d’un bail d’immeubles partiellement affectés à des fins professionnelles et partiellement destinés à l’habitation le montant du loyer net sera entièrement imposable dans le chef du bailleur. Le bailleur a donc tout intérêt à ne pas oublier de faire procéder à cette formalité.

Du non-enregistrement du contrat de bail découle également une diminution de la protection du preneur. Ceci est notamment important lorsque le bail est affecté à la résidence principale du preneur et qu'il trouve un nouvel acquéreur, tel que nous le verrons ci-après.